Zgłaszający zbiórkę musi także zamieścić w portalu sprawozdania, zawierające dane o tym, ile środków udało się zebrać oraz jak je rozdysponowano. Informacje zbierane na portalu ZBIÓRKI.GOV.PL przeznaczone są dla wszystkich obywateli i są źródłem informacji o organizatorach. Stanowią pomoc przy podejmowaniu decyzji w sprawie wsparcia konkretnych akcji.

Najważniejsze zmiany w prawie o zbiórkach publicznych

Ustawa z 14 marca 2014 r. zastępuje ustawę z roku 1933, która wymagała, by na każdą formę zbierania pieniędzy na cel publiczny uzyskać zgodę urzędową.

Co się zatem zmienia?

• Zbiórki elektroniczne – np. przelewy – nie wymagają one ani pozwolenia na zbiórkę, ani zgłoszenia. W tym wypadku przejrzystość i możliwość sprawdzania zapewniona jest dzięki technologii (przepływ pieniędzy jest rejestrowany).
• W przypadku organizowanych w przestrzeni publicznej zbiórek w gotówce i zbiórek darów także nie jest wymagane pozwolenie. Organizatorzy zbiórek zgłaszają swoje zbiórki na portalu, tu też publikują sprawozdania ze zbiórki. Każdy obywatel ma bezpośredni dostęp do informacji o tym, kto i na co zbiera oraz jak rozdysponował środki.
• Decyzje o zbiórkach wydane przed wejściem w życie nowej ustawy będą obowiązywały nadal – te zbiórki organizatorzy mają obowiązek rozliczyć przed odpowiednimi urzędami na starych zasadach.

Szczegóły zmiany

Nowa ustawa dotyczy tylko takich zbiórek, gdzie nie ma śladów przepływu środków, a darczyńca pozostaje anonimowy.

Zgodnie z nową ustawą,  akcje polegające na zbiórce funduszy w internecie nie wymagają zezwolenia, ani zgłoszenia zbiórki publicznej (Uwaga: zbiórka na cele inwestycyjne może podlegać przepisom regulującym inwestycje finansowe).

Ustawa z 14 marca 2014 r. znosi obowiązek „pozwoleń” na zbiórkę publiczną - zastępuje je prostymi zgłoszeniami na portalu ZBIÓRKI.GOV.PL (od niedawna można już rejestrować adresy internetowe z polskimi znakami, ale zadziała też adres zbiorki.gov.pl).

Publikacja na portalu następuje w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych od zgłoszenia elektronicznego i w ciągu 7 dni roboczych – dla zgłoszenia tradycyjną pocztą do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Obsługujący portal urzędnicy MAC sprawdzają zgłoszenia pod względem formalnym.

Zniesiona została opłata skarbowa dla organizatorów zbiórek (82 PLN od zbiórki) oraz obowiązek publikacji sprawozdań w prasie.

Do zgłoszenia zbiórki elektronicznie potrzebne jest odpowiednie uwierzytelnienie. Może to być certyfikowany podpis elektroniczny (płatny) lub  profil zaufany (bezpłatny). Założenie profilu na portalu ePUAP.gov.pl wymaga jedynie kilkunastu minut działań i następnie jednorazowego potwierdzenia w urzędzie skarbowym, oddziale ZUS lub NFZ.

Profil zaufany potrzeby jest oczywiście nie organizacji/fundacji, ale osobie upoważnionej przez organizatora zbiórki do jej zgłoszenia. Ten profil przyda się także do załatwiania innych spraw urzędowych drogą elektroniczną.

Wszystkie zbiórki publiczne – małe, duże, ogólnopolskie i lokalne – podlegają zgłoszeniu. Będą one publikowane na ZBIÓRKI.GOV.PL. Ułatwi to społeczną kontrolę – informacja na temat zbiórek prezentowana będzie w sposób przejrzysty i dostępny dla wszystkich.

Kto może zgłaszać zbiórkę gotówki lub darów?

Organizacje, fundacje, stowarzyszenia – podmioty, które mogą prowadzić działalność pożytku publicznego zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego.

Zbiórkę może także prowadzić komitet społeczny, który mogą założyć co najmniej trzy osoby.

Czy zbierać gotówkę lub dary można na każdy cel?

Cel musi być ze „sfery zadań publicznych” – bo mówimy o zbiórce publicznej. Dlatego celem mogą być np. pomoc społeczna (także ofiarom kataklizmów), ochrona zdrowia, pomoc osobom niepełnosprawnym, wspieranie równouprawnienia kobiet i mężczyzn, przedsiębiorczości, wynalazczości, rozwoju wspólnot lokalnych i podtrzymywania tradycji, wpieranie nauki, kultury, ekologii i inne.

Portal Zbiórki.gov.pl jest miejscem, gdzie organizatorzy zbiórek publicznych informują o swoich inicjatywach, o tym, jak je przeprowadzili i jak je rozliczyli. Informacje te są dostępne dla każdego.

Zbiórką publiczną jest zbieranie gotówki lub darów w przestrzeni publicznej – np. do skarbon czy puszek. Darczyńcy są anonimowi, a zbierane ofiary i ich przeznaczenie nie podlegają innemu rodzajowi rejestracji. W takiej sytuacji pomocą służy portal: tu możemy sprawdzić, kto prowadzi zbiórkę, w jaki sposób i co się stało z pieniędzmi lub darami rzeczowymi, które przekazaliśmy.

Łatwy dostęp do informacji dotyczących zarówno zbiórek aktualnie prowadzonych, jak również zbiórek zakończonych (do 10 lat wstecz) zwiększy przejrzystość procesu, co będzie pomocne w  budowaniu wiarygodności organizatorów zbiórek oraz wesprze ideę dobroczynności. Wszyscy możemy obserwować, w jaki sposób funkcjonują akcje pomocy i jak wartościowe są cele, które są realizowane.

W portalu można znaleźć informacje o konkretnej zbiórce, przejrzeć spis zgłoszonych zbiórek, czy poznać dane organizatora.

W portalu możemy się dowiedzieć, ile udało się zebrać oraz jak została rozliczona dana zbiórka. A więc ocenić, czy nasze wsparcie zostało dobrze spożytkowane. Portal oferuje także wiele przydatnych funkcjonalności obywatelom i organizacjom zainteresowanym dobroczynnością. Korzystając z wyszukiwarki, można odszukać zbiórki o określonych cechach (np. takim samym celu). Dodatkowo, portal pozwala tworzyć wykresy i zestawienia.

Wszystko to ma służyć transparentności i budowaniu zaufania pomiędzy organizatorami zbiórek i darczyńcami.

Portal służy do zgłaszania zbiórek – jest miejscem, do którego można odsyłać zainteresowanych daną zbiórką publiczną.

W przeznaczonej dla organizatorów części portalu można znaleźć formularze zgłoszenia i sprawozdań, instrukcje, porady. 

Portal jest też narzędziem wspierającym rozliczanie ze zbiórek. Na portalu prezentowane są informacje dotyczące wymaganego terminu składania sprawozdań. System wysyła także do organizatorów przypomnienia o konieczności terminowego rozliczenia się.

Organizator może składać dokumenty dotyczące zbiórek drogą elektroniczną i w postaci papierowej.

Droga elektroniczna

Rekomendujemy zgłaszanie i rozliczanie zbiórek drogą elektroniczną m.in. dlatego, że będzie obsłużone szybciej. Składanie sprawozdań elektronicznie też jest wygodniejsze oraz łatwiejsze dla organizatora (wbudowane w formularz podpowiedzi pomogą odpowiednio wypełnić dokument). Zgłoszenia i sprawozdania są składane przez konto na ePUAP. Chcąc zgłosić zbiórkę elektronicznie należy przejść do sekcji „zgłoś lub rozlicz zbiórkę elektronicznie”, który przekieruje nas do strony logowania na ePUAP.

Formularz papierowy

Zbiórki można zgłaszać wysyłając formularz drogą tradycyjną. Formularz można pobrać na portalu, w sekcji „zgłoś lub rozlicz zbiórkę papierowo”. Także formularze sprawozdań są tu dostępne – można je wydrukować, wypełnić i wysłać do MAC pocztą – a obsługujący portal urzędnicy wprowadzą go na stronę.

W sekcji „Jak prawidłowo zgłosić lub rozliczyć zbiórkę” organizatorzy znajdą instrukcje i porady, dotyczące procedur zgłaszania zbiórek, sprawozdawczości, zakładania profilu zaufanego. Warto zapoznać się z tymi materiałami przed rozpoczęciem zbiórki publicznej, bo znacznie ułatwi to dalsze działania.

Jak prawidłowo rozliczyć się z prowadzonej zbiórki publicznej?

SPRAWOZDANIA ZE ZBIÓREK

W portalu zbiórek publicznych, obok zgłoszeń, publikowane są także sprawozdania ze zbiórek. Ważne jest, żeby obywatele mogli dowiedzieć się, ile ofiar w ramach danej inicjatywy udało się zebrać i w jaki sposób zostały one rozdysponowane. Dzięki temu zbieranie pieniędzy na cele publiczne może być prowadzone w warunkach przejrzystości.

Dla organizatorów zbiórek sprawozdania mają kluczowe znaczenie, bo budują zaufanie do nich i do ich inicjatyw.

Uwaga! Brak sprawozdania w terminie wiąże się z dwoma negatywnymi konsekwencjami:

• Informacja o braku sprawozdania lub tym, że zostało złożone po terminie, będzie dostępna dla wszystkich obywateli.
• Brak sprawozdania mimo upływu terminu uniemożliwia organizatorowi zgłoszenie kolejnej zbiórki publicznej. Zorganizowanie zbiórki będzie możliwe dopiero, gdy organizator złoży zalegające sprawozdanie. Informacja o spóźnieniu nadal będzie widoczna.

Portal zbiórek publicznych został zbudowany tak, żeby pomagać organizatorom w wywiązywaniu się z obowiązków sprawozdawczych: pokazuje, ile dni pozostało do złożenia sprawozdania. Organizatorzy, którzy podali adres e-mail,   dostaną też automatyczne przypomnienia o konieczności złożenia sprawozdania.

To, jak i kiedy składać sprawozdanie, zależy od rodzaju zbiórki. Oto te rodzaje – informacje szczegółowe dla każdej kategorii dostępne są poniżej:

1.      Organizacja prowadzi zbiórkę nie dłużej niż 12 miesięcy (zbiórka krótkoterminowa)

2.      Organizacja prowadzi zbiórkę dłużej niż 12 miesięcy (zbiórka długoterminowa)

3.      Komitet społeczny prowadzi zbiórkę trwająca nie dłużej niż 12 miesięcy (zbiórka krótkoterminowa)

4.      Komitet społeczny prowadzi zbiórkę dłużej niż 12 miesięcy (zbiórka długoterminowa)

Zbiórki organizowane przez organizacje

(Organizatorem zbiórki jest podmiot wymieniony w art. 3 pkt. 1 i pkt 2 ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych – „Organizacja”).

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki publicznej.

Organizacja składa sprawozdanie w terminie do 30 dni od dnia zakończenia zbiórki. Nie można złożyć sprawozdania przed zakończeniem zbiórki.

Sprawozdanie z rozdysponowania zebranych ofiar

Do obowiązku organizacji należy rozliczenie się z tego, jak zostały rozdysponowane wszystkie zebrane ofiary.

Sprawozdanie należy złożyć najpóźniej w terminie 3 miesięcy od daty zakończenia roku obrotowego (i nie wcześniej  niż po zakończeniu zbiórki).

Jeśli organizacja w pierwszym sprawozdaniu nie wykazała rozdysponowania wszystkich zebranych ofiar, to sprawozdanie ma charakter częściowy (należy zaznaczyć tę informację na formularzu sprawozdania). W takim przypadku organizacja musi składać następne sprawozdania. Kolejny termin mija za rok (w terminie 3 miesięcy od daty zakończenia kolejnego roku obrotowego), a sprawozdania trzeba składać aż do skutku, czyli aż wszystkie ofiary zostaną rozdysponowane. Przy ostatnim składanym sprawozdaniu należy zaznaczyć, że jest to sprawozdanie końcowe. To ważne, bo jeśli organizacja przedstawi sprawozdania częściowe, ale nie umieści sprawozdania końcowego – zbiórka nie będzie uznana za rozliczoną.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty rozdysponowane w danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie - powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki publicznej.

W przypadku zbiórek długoterminowych organizacja rozlicza się z przebiegu zbiórki co pół roku.

Pierwsze sprawozdanie z długoterminowej zbiórki prowadzonej przez organizację musi być złożone w ciągu 30 dni po pierwszym 6-mięsiecznym okresie trwania zbiórki (od momentu rozpoczęcia zbiórki), kolejne - w ciągu 30 dni po drugim półroczu itd. Ostatnie sprawozdanie należy złożyć w ciągu 30 dni od upływu ostatniego 6-miesięcznego okresu trwania zbiórki.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty zebrane w danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie - powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.

Sprawozdanie z rozdysponowania zebranych ofiar

Do obowiązku organizatora należy rozliczenie się z tego, jak zostały rozdysponowane wszystkie zebrane ofiary.

W przypadku zbiórek długoterminowych organizacja rozlicza się w cyklu rocznym, a potem składa sprawozdanie końcowe.

W ciągu 30 dni po pierwszym 12-miesięcznym okresie trwania zbiórki (od momentu rozpoczęcia zbiórki) trzeba się rozliczyć z tego, jak rozdysponowane zostały ofiary. Kolejne sprawozdanie trzeba złożyć za rok (w ciągu 30 dni po drugim 12-miesięcznym okresie trwania zbiórki) i tak aż do końca zbiórki oraz rozdysponowania wszystkich ofiar.

Na koniec niezbędne jest rozliczenie ostateczne. To ważne, bo jeśli organizacja przedstawi sprawozdania częściowe, ale nie umieści sprawozdania końcowego – zbiórka nie będzie uznana za rozliczoną. Złożenie sprawozdania końcowego możliwe będzie dopiero po zakończeniu zbiórki długoterminowej.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty rozdysponowanew danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie- powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.

Zbiórki organizowane przez komitet społeczny

Organizatorem zbiórki jest komitet społeczny powołany w celu prowadzenia zbiórki.

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki publicznej.

Komitet społeczny składa sprawozdanie w terminie do 30 dni od dnia zakończenia zbiórki. Nie można złożyć sprawozdania przed zakończeniem zbiórki.

Sprawozdanie z rozdysponowania zebranych ofiar

Do obowiązku komitetu należy rozliczenie się z tego, jak zostały rozdysponowane wszystkie zebrane ofiary.

Sprawozdanie należy złożyć najpóźniej w rok i 30 dni od zakończenia zbiórki (w terminie 30 dni od zakończenia 12-miesięcznego okresu od daty zakończenia zbiórki).

Jeśli komitet społeczny w pierwszym sprawozdaniu nie wykazał rozdysponowania wszystkich zebranych ofiar, to sprawozdanie ma charakter częściowy (należy zaznaczyć tę informację na formularzu sprawozdania). W takim przypadku komitet społeczny musi składać następne sprawozdania. Kolejny termin mija za rok (w terminie 30 dni od daty zakończenia kolejnego 12-miesięcznego okresu), a sprawozdania trzeba składać aż do skutku, czyli aż wszystkie ofiary zostaną rozdysponowane. Przy ostatnim składanym sprawozdaniu należy zaznaczyć, że jest to sprawozdanie końcowe. To ważne, bo jeśli organizator przedstawi sprawozdania częściowe, ale nie umieści sprawozdania końcowego – zbiórka nie będzie uznana za rozliczoną.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty rozdysponowane w danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie - powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.

Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki publicznej.

W przypadku zbiórek długoterminowych komitet społeczny rozlicza się z przebiegu zbiórki co pół roku.

Pierwsze sprawozdanie musi być złożone w ciągu 30 dni po pierwszym 6-miesiecznym okresie trwania zbiórki (od momentu rozpoczęcia zbiórki), kolejne - w ciągu 30 dni po drugim półroczu itd. Ostatnie sprawozdanie należy złożyć w ciągu 30 dni od upływu ostatniego 6-miesięcznego okresu trwania zbiórki.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty zebrane w danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie - powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.

Sprawozdanie z rozdysponowania zebranych ofiar

Do obowiązku organizatora należy rozliczenie się z tego, jak zostały rozdysponowane wszystkie zebrane ofiary.

W przypadku zbiórek długoterminowych komitet społeczny rozlicza się w cyklu rocznym, a następnie składa sprawozdanie końcowe.

Pierwsze sprawozdanie komitet społeczny składa najpóźniej w ciągu 30 dni po pierwszym 12-miesięcznym okresie trwania zbiórki, kolejne - w ciągu 30 dni po drugim 12-miesięcznym okresie, itd. Końcowe sprawozdanie można złożyć dopiero po zakończeniu zbiórki (wcześniejsze sprawozdania będą sprawozdaniami częściowymi).

To ważne, gdyż jeśli komitet społeczny przedstawi sprawozdania częściowe, ale nie umieści sprawozdania końcowego – zbiórka nie będzie rozliczona. Złożenie sprawozdania końcowego możliwe będzie dopiero po zakończeniu zbiórki długoterminowej.

UWAGA: W sprawozdaniach z rozdysponowania ofiar należy wpisywać jedynie kwoty rozdysponowane w danym okresie sprawozdawczym. Ważne jest także, aby sprawozdań częściowych nie składać zbyt wcześnie - powinny one dotyczyć całego wymaganego okresu sprawozdawczego.